Zenika transforme son système de gestion avec succès grâce à AlibeeZ
En pleine expansion, Zenika, un cabinet de conseil, formation et réalisation IT, cherchait une solution de gestion qui réponde à la complexité de ses activités. C’est dans ce contexte qu’AlibeeZ s’est imposé comme le partenaire idéal. Son outil, conçu pour optimiser la gestion des sociétés de services et de conseil, a révolutionné le système d’information de son client. Cet article présente le cas client Zenika : un exemple de transformation réussie marquée par une productivité accrue et l’épanouissement des collaborateurs..
Qui est Zenika ?
Créé en 2006, Zenika est un cabinet d’innovation technologique, managériale et organisationnelle regroupant 600 collaborateurs aujourd’hui. L'entreprise accompagne des clients très diversifiés dans leur transformation numérique, grâce à l’étendue de son expertise : Java, BigData, Web, Mobilité, IoT, DevOps, Craftsmanship, Agilité, sécurité et transformation des organisations.
Avec une culture d’entreprise forte et une implantation internationale, Zenika est en pleine croissance, relevant jour après jour de nouveaux défis.
Zenika avant AlibeeZ : une forte croissance, des outils multiples et une gestion complexe
Face à un développement rapide, notamment à l’international, Zenika devait faire face à de nombreux processus internes, et utilisait différents outils pour sa gestion d’entreprise :
- Kelio pour gérer les temps ;
- Excel pour les notes de frais, la préparation de la facturation et certaines fonctions RH ;
- Quadra pour la facturation et la comptabilité.
La multiplicité et l’hétérogénéité des outils généraient inévitablement des difficultés.
- Des délais de traitement élevés : la dispersion des données nécessitait des consolidations manuelles, source d’erreurs et de perte de temps.
- Des données insuffisamment fiables : les doublons et les incohérences compliquaient la prise de décision.
- Un manque d’adaptabilité : les outils ne correspondaient pas aux spécificités et à la culture de Zenika.
Un premier essai avec le logiciel Everwin n’avait pas répondu aux attentes. Malgré sa puissance, cet outil n’était pas suffisamment personnalisable.
Les attentes de Zenika pour son pilotage d’activité : une solution de gestion efficace et personnalisable
Pour Carl Azoury, le CEO, il était impératif de trouver une solution informatique qui optimise la gestion de son entreprise, tout en incarnant son image et ses valeurs : simplicité, convivialité et ouverture.
Zenika avait besoin de pouvoir :
- Centraliser les données (connexion d’outils externes et internes) dans un système d’information (SI) unique et robuste.
- Automatiser les processus pour libérer du temps aux équipes.
- Répondre à la croissance nationale et internationale avec une solution multi-site, multi-devises et multi-langues.
- Améliorer l’utilisation et l’appropriation de l’outil par les collaborateurs, grâce à un outil mobile et intuitif.
La direction administrative et financière (DAF), représentée par Sophie, exprimait également des attentes spécifiques :
- Rationaliser et automatiser la gestion de l’ADV (administration des ventes)
- Mettre en place des processus de validation et des contrôles structurés
Après plusieurs mois de recherche : la Solution AlibeeZ, un SI centralisé et sur mesure
Zenika a choisi AlibeeZ comme pilier de son système d’information, pilotant l’ensemble de ses sociétés en France et à l’international.
Aujourd’hui, l’ensemble des collaborateurs et départements utilisent les fonctionnalités suivantes :
Pour les collaborateurs
- Gestion des absences et des congés ;
- Saisie des comptes-rendus d’activité (CRA) ;
- Gestion des notes de frais (NDF) ;
- Outils de communication interne, gestion des tâches et formulaires.
Pour la direction financière
Un suivi avancé des :
- Notes de frais (NDF) ;
- Modules de facturation ;
- Reconnaissance des revenus.
Pour la DRH
Une gestion complète des :
- Collaborateurs (parcours, entretiens, rémunérations) ;
- Éditions des documents RH, des processus de paie, des primes repas (PR) et transport (TR).v
Pour l’opérationnel
Pour l’opérationnel, la possibilité de :
- Gérer efficacement les projets ;
- Planifier les ressources.
« Au fur et à mesure du développement de notre entreprise, la gestion administrative devenait de plus en plus chronophage, entraînant parfois des oublis et des erreurs. C’était notamment le cas pour le suivi des périodes d’essai, les renouvellements de titres de séjour, les entretiens annuels, les visites médicales et les préavis. Grâce à AlibeeZ et son système d’alertes personnalisable, nous avons désormais une solution fiable qui permet d’assurer un suivi régulier et précis des tâches administratives. Nous restons ainsi concentrés sur notre croissance en toute sérénité, avec la certitude que chaque échéance importante est bien gérée. »
Amélie, …. RH
« Au fur et à mesure du développement de notre entreprise, la gestion administrative devenait de plus en plus chronophage, entraînant parfois des oublis et des erreurs. C’était notamment le cas pour le suivi des périodes d’essai, les renouvellements de titres de séjour, les entretiens annuels, les visites médicales et les préavis. Grâce à AlibeeZ et son système d'alertes personnalisable, nous avons désormais une solution fiable qui permet d’assurer un suivi régulier et précis des tâches administratives. Nous restons ainsi concentrés sur notre croissance en toute sérénité, avec la certitude que chaque échéance importante est bien gérée. »
*Amelie, RH chez Zenika
Mise en œuvre d’AlibeeZ : un déploiement rapide et fluide
Mise en place de la SI en 2 étapes :
1
Un déploiement initial en moins d’un mois
Pour permettre une prise en main globale multi-sites rapide.
2
Une intégration des modules par étapes
Pour répondre aux besoins spécifiques de chaque service.
Les points forts de l’accompagnement d’AlibeeZ
La mise en oeuvre de la solution de gestion s’est effectuée dans un climat respectueux de la culture d’entreprise de Zenika : Écoute active des besoins Connaissance approfondie des enjeux métier Flexibilité permettant d'adapter l’outil à l’environnement technologique de l’entreprise
Les succès de la solution logicielle AlibeeZ : des gains mesurables et la satisfaction des utilisateurs
Zenika a rapidement constaté des résultats significatifs sur les plans stratégiques et opérationnels grâce à l’utilisation d’AlibeeZ.
Augmentation de la productivité
+40 % pour les équipes ADV
Réduction d’erreurs de facturation
0,5 % seulement du CA annuel
Diminution des erreurs de paie
à 0,2 % de la masse salariale
Baisse des délais de facturation
De 15 jours
Amélioration de la capacité financière
2M€ de cashflow libérés
Simplification du travail quotidien
Bien-être des collaborateurs
Des perspectives prometteuses : Zenika se projette avec AlibeeZ
Zenika prévoit d’optimiser davantage l’écosystème avec l’intégration de l’ensemble de ses autres outils à AlibeeZ :
- Salesforce pour le CRM ;
- Hello Talent pour le recrutement ;
- Platon, un outil « maison » utilisé pour la gestion de la formation.
AlibeeZ permet cette intégration grâce à des API et des connecteurs pour l’envoi et la récupération des données. Il garantit ainsi une évolution fluide et sans rupture.
Les avantages d’AlibeeZ pour la réussite de ses clients
AlibeeZ a propulsé la gestion de Zenika grâce à ses atouts et facilité de mise en place.
Rapidité de la mise en oeuvre du SI
Pilotage en temps réel de l’activité et de la performance économique
Adaptabilité aux besoins d’évolution de l’entreprise
En quelques mois, AlibeeZ est devenu la colonne vertébrale du SI de Zenika :
« Aujourd’hui, je suis serein, je sais que je dispose d’un système d’information fiable qui va supporter pleinement la croissance de ma société ».
*Carl Azoury, CEO de Zenika